Un mucchio di cose da fare e solo 24 ore per portarle a termine? La sfida è dura, ma una buona strategia di gestione del tempo può aiutare moltissimo. Il primo passo è dotarsi di un’agenda e pianificare gli impegni: un metodo semplice quanto efficace. Ma ci sono alcuni errori comuni che è bene conoscere per evitare, in quanto possono rendere vana l’intera pianificazione. Vediamoli insieme.

• Errore 1: una pianificazione troppo ambiziosa

Chi inizia a pianificare il suo tempo di solito parte con troppo entusiasmo e si pone obiettivi irrealistici. Riempie l’agenda di cose da fare, solo per rendersi conto a fine giornata di non essere riuscito a tenere il passo. Questo può causare frustrazione, abbandono della strategia di gestione del tempo, irritazione e caos. Non bisognerebbe mai cercare di incastrare 5, 10 impegni in una giornata, ma concentrarsi sui 2 o 3 più importanti. Chiediti: “Se oggi potessi fare una sola cosa, quale degli impegni sceglierei di portare a termine?”. Eliminare i compiti superflui è una parte importantissima della gestione del tempo.

• Errore 2: sottovalutazione del tempo richiesto per ogni attività

Un errore che può letteralmente mandare all’aria tutta la tua strategia di gestione del tempo è il seguente: non concedere abbastanza tempo all’attività che devi svolgere. Ad esempio, se programmi di completare una relazione in 30 minuti quando invece te ne servono 60, tutti gli impegni seguenti slitteranno e la giornata si trasformerà in una corsa disperata. Questo errore è di solito figlio dell’inesperienza, ed è normale commetterlo quando si è alle prese con attività nuove, ma può colpire anche chi cerca di convincersi che facendo le cose in meno tempo guadagnerà ore libere. Il problema è che questo errore può portare frustrazione e addirittura burnout: meglio cronometrarsi durante le attività quotidiane e fare una stima del tempo realmente necessario per eseguire un compito.

• Errore 3: non lasciare spazio per gli imprevisti

Un’agenda troppo fitta è quasi sempre un programma non rispettato. Questo accade anche perché non si dà abbastanza spazio all’imprevisto: se una riunione si prolunga, ad esempio, si rischia di dover riprogrammare tutti gli impegni successivi, rendendo la giornata un vero caos. Dobbiamo sempre essere preparati all’eventualità che qualcosa vada storto, che una persona si presenti in ritardo, che il traffico ci blocchi mentre raggiungiamo la nostra destinazione. Lasciare almeno 15 minuti di “cuscinetto” tra un impegno e l’altro è fondamentale.

• Errore 4: confondere “essere occupati” con “essere produttivi”

Un errore comune che le persone commettono al lavoro è tenersi occupate, anziché essere produttive. Ad esempio, passano due ore a rispondere a mail poco importanti e non si dedicano al compito principale della giornata. Alla fine diranno di essere state sempre impegnate, sì, ma non si sono dedicate a quello che era il vero punto importante. Identificare l’obiettivo primario e dedicarsi a esso senza procrastinare è la prima strategia importante della gestione del tempo.

• Errore 5: non dire mai di no

Ricordi lo sbaglio numero uno, quello che consiste nell’accumulare troppi impegni? A volte si cade in questo errore per eccesso di entusiasmo, altre volte perché non si sa dire di no e si cerca di soddisfare ogni richiesta che viene dagli altri. Dire di no è sano e serve a proteggere il tuo equilibrio. Non temere di dare dei dispiaceri agli altri: se non ce la fai, se hai altre priorità, se non ti riguarda abbastanza dì semplicemente no.